Compliance na gestão de condomínios
O que é Compliance e qual a sua relação com a gestão de condomínios?
Compliance é um termo derivado do verbo em inglês “to comply”, que significa agir de acordo com uma regra, cumprir, atender, executar um conjunto de disciplinas e diretrizes legais afim de evitar, detectar e tratar inconformidades. E que se aplica com acerto na gestão condominial.
Atuar em Compliance previne ocorrências de iniciativas fraudulentas e descumprimento de normas legais, como: tributárias, saúde e segurança. Os profissionais de Auditoria buscam estas falhas e são contratados frequentemente pelos condomínios para avaliarem contas não aprovadas, dúvidas sobre contratações e até mesmo conduta do síndico frente a sua gestão.
Diferença entre Compliance e Auditoria
No Compliance, olhamos as questões do presente e futuro – estamos fazendo o esperado? Como podemos melhorar os controles e mitigar riscos? Enquanto o trabalho da Auditoria se volta para o passado e presente – o que foi realizado até o momento está conforme o esperado? O que seria então “Ser Compliance” e “Estar Compliance” na gestão de condomínios?
- Ser Compliance é conhecer e adotar as diretrizes do condomínio que se administra; seguir os procedimentos aprovados em assembleia; agir em conformidade com as determinações legais na contratação de funcionários, prestadores de serviços, no atendimento a demandas de órgãos públicos e privados; atuar pensando no coletivo com ética, idoneidade e transparência.
- Estar em Compliance é a gestão atuar no condomínio de acordo com as normas legais do Código Civil, Lei 4591/64, trabalhista (CLT, CCT da Categoria); atender as diretrizes definidas pela Convenção e Regulamento Interno bem como as aprovadas nas assembleias: de comportamento e execução de obras; garantir ações para evitar desvios financeiros, de má conduta em questões do dia a dia quanto de contratações e, atender a regulamentações de órgãos: Prefeitura, Receita Federal, SEGUR, Corpo de Bombeiros, ABNT.
Como alcançar a conformidade com as diretrizes do Compliance na gestão de condomínios?
Fazer o exercício diário de buscar a aplicação desse conceito e aperfeiçoar a qualidade na gestão administrativa dos condomínios. É uma tarefa contínua, que precisa também do apoio e conscientização da administradora, conselheiros, funcionários e moradores. E muita comunicação.
Os condôminos têm o dever de pagar pelos gastos necessários para manter o patrimônio de todos e, ao mesmo tempo, não podem sofrer com desperdícios, má utilização ou desvios do dinheiro arrecadado. Aqui entra o planejamento, organização e controle.
Elaborar o planejamento orçamentário e plano de ações que possam atender às expectativas e necessidades do condomínio, os quais, após aprovação em Assembleia, terão a cooperação da Comissão de Obras e Conselho para a sua efetivação, fazendo uso das boas práticas de contratação de serviços ao longo do período. E acompanho as diretrizes da Convenção e Regulamento Interno. Exige esforço e comprometimento de todos.
Este estilo gera transparência sob o aspecto financeiro, de contratação de serviços bem como maior segurança na gestão para todos - Compliance. Cada vez mais surge a importância da compreensão sobre o que é a gestão de condomínios, dado que se assemelha à administração empresarial.